یخار

۱-۴ زبان گزارش

زبان گزارش­نویسی، زبانی است که از جمله­های اخباری، یعنی جمله­هایی دور از هرگونه پیچش، درست و مستقیم که بی­فاصله خواننده یا شنونده را به مقصد و مقصود راهنمایی می­کند تشکیل شده است. اصول نگارش در یک گزارش، حکم می­کند تا این گزارش از ویژگی­هایی برخوردار باشد که این ویژگی­ها عبارتند از:

-          صراحت

-          کوتاهی

-          سادگی

هر گزارش باید به طور مستقیم بر موضوع دلالت کند یعنی صریح باشد و هیچ پیچشی در آن راه پیدا نکند. تا حد امکان از ویژگی کوتاهی برخوردار باشد، زیرا تجربه نشان داده است که مطلب­های بیش از حد طولانی بر روی گزارش­گیر تاثیر منفی دارد و به ندرت می­توانند تا آخر، توجه مخاطب را به خود جلب کنند. ویژگی دیگر یک گزارش پاکیزه، سادگی آن است یعنی به دور از هر نوع لفظ پردازی و آرایه­ی کلامی باشد، این نوع رفتار با زبان در کاری چون گزارش دهی تاثیری منفی بر جای می­گزارد.

1-4-1 کاربرد جمله

تمامی عناصر تشکیل دهنده جمله مرتبط با فعل عمل می­کنند، یعنی نقش دستوری و نحوی خود را در پیوند با فعل پیدا می­کنند، یعنی فاعل به این دلیل فاعل است که «فعل» را انجام می­دهد، مفعول به این دلیل مفعول است که «فعل» بر آن واقع می­شود، متمم فعل برای این متمم است که «فعل» را تمام می­کند و قید برای این قید است، که زمان، مکان، و حالت فعل را مقید می­کند پس به این نتیجه می­رسیم که جمله بدون فعل، جمله­ای ناقص، دم بریده و بی­معنی است.

ساختمان جمله در زبان فاسی نظامند است و مهمتر از همه این که شکلی ساده دارد، به طوری که با رعایت قواعد محدودی هر کسی می­تواند جمله­ای درست و پاکیزه بنویسد و بر پایه آن جملات دیگری را شکل دهد و در نهایت یک گزارش را به انجام برساند.

جمله صحیح فارسی با فرمول­های زیر شناخته می­شود

1- فاعل + مفعول

2- فاعل + مفعول + را + فعل

3- فاعل+ مفعول+ را + حرف اضافه+ متمم فعل+ فعل

4- فاعل + قید(زمان یا مکان) + مفعول+ را + حرف اضافه + متمم فعل+ فعل

5- (فاعل+ گروه اسمی [صفت یا اضافه])+ قید+ (مفعول+ گروه اسمی [صفت یا اضافه])+ را+ حرف اضافه+ (متمم فعل+ گروه اسمی [صفت یا اضافه])+ فعل

بقیه­ی جمله­های زبان فارسی به نوعی در همین گروه می­گنجند.

همانطور که اشاره شد الگوی دستوری جمله­های خبری در زبان فارسی فرمول­های خاصی دارد که نظام جمله باید بر مبنای آنها باشد. یکی از نکات مهم در نوشتن گزارش اعتماد به نخستین جمله­ای است که در ذهن نویسنده گزارش نقش می­بندد، زیرا به تجربه ثابت شده است که نخستین جمله­ها درست­ترین جمله­ها هستند. زیرا انسان تا هنگامی که سخن می­گوید اشتباه دستوری ندارد ولی با شروع نوشتن و عدم اعتماد به خود، به پس و پیش کردن، یا رنگ و جلا زدن به جمله­ها می­پردازد و خطا می­کند. بنابراین توصیه می­شود به خود اعتماد کنید و جمله­هایی را که در ذهن شما نقش می­بندد ملاک قرار دهید، نه آن جمله­هایی که می­خواهید به سختی سرهم کنید. برای این­کار باید جمله­ها، اخباری و کوتاه باشند و جمله­های مرکب و طولانی نیز از همین جمله­های اخباری، به وجود آیند. بطور کلی نویسنده باید سعی در کوتاه و ساده نویسی کند.

هر نگارنده باید در گزارش خو جمله­هایی مستقیم و به دور از آرایه­های ادبی به کار گیرد، یعنی هر نوع پیچشی در راه رسیدن معنی او را از مقصودی که دارد دور می­کند. برای گزارش، محتوا در درجه اول قرار دارد و این اصل همواره باید زیر نظر باشد و هر نوع فعالیتی در این مورد باید بر این محور قرار گیرد.

1-5 خواننده گزارش

قبل از اينكه تصميم به تدوين گزارش بگيريد بايد بدانيد كه گزارش را براي چه شخص يا اشخاصي تهيه مي­كنيد. در واقع چه كس يا كساني، بر اساس گزارش شما تصميم گرفته و اقدام خواهند كرد.

دانستن افكار، تمايلات، خلق و خوي، تحصيلات و تجربيات و نحوه­ي تصميم­گيري خواننده­ي گزارش و اين كه آيا او خود تصميم مي­گيرد يا آنكه گزارش را براي اظهار نظر به نزد ديگران ارسال مي­دارد، براي تهيه كننده­ي گزارش بسيار مهم است. زيرا با آگاهي از مسايل فوق مي­توانيد گزارش خود را به شكلي تهيه كنيد كه رسيدن به هدف را سريع­تر و مطمئن­تر كند.

در اغلب اوقات شروع كننده­ي يك مكاتبه شما هستيد، لذا بايد بدانيد چه نتايجي را انتظار داريد. اما اگر يك مقام مافوق از شما بخواهد كه گزارشي تهيه كنيد، در اين حالت شما بايد تصميم گيرنده­ي نهايي مطالب گزارش خود را شناسايي كنيد، تا بتوانيد با رعايت نكات ياد شده گزارش خود را طراحي كنيد.

بنابراين با توجه به موارد فوق تهيه گزارش به يكي از اين دو شكل مربوط مي­شود:

الف: از شما خواسته مي­شود كه گزارشي را تهيه كنيد.

ب: خود شروع به تهيه گزارشي مي نماييد.

الف:

هنگامي كه از شما خواسته شود كه يك گزارش تهيه كنيد، مي­توانيد اين خواسته را به يك سوال تبديل كنيد، مثلا اگر از شما خواسته می­شود که گزارشی درباره­ی نحوه دسترسی اعضای باشگاه به امکانات و تجهیزات برای مدیر و یا سرپرست باشگاه تهیه کنید، باید این طور فرض کنید، او می­خواهد بداند چه مشکلاتی وجود دارد که ممکن است همه­ی اعضا به نسبت تجربه و مهارت خود به این تجهیزات دسترسی نداشته باشند، بعضی از مدیران ممکن است توضیح دقیقی از خواسته­های خود ندهند، اما به هر صورتی شما باید شروع به نوشتن گزارش کنید و فهرست دقیقی از سوالات خود را تنظیم نمایید و سعی کنید طی گزارش به این سوالات پاسخ دهید. در این حالت هدف اصلی گزارش پاسخ به این سوالات است. وقتی فکر می­کنید سوال را به طریق صحیح تنظیم کرده­اید، باید خود را به جای خواننده اصلی گزارش گذاشته و بپرسید «آیا همه اطلاعات مورد نیاز را در پاسخ به این سوال می­یابم؟» و اگر به نتیجه مثبت رسیدید، شروع به تدوین گزارش نمایید، در غیر این صورت سوال خود را باید اصلاح کنید.

ب:

وقتی که شما آغاز  کننده­ی مکاتبه و گزارش هستید، خواننده از ابتدا هیچ­گونه آگاهی از منظور شما ندارد، در این صورت خیلی مهم است که مسئله را به عنوان یک سوال که خواننده باید بپرسد، عبارت­بندی کنید؛ یعنی باید تا حد ممکن از گزاف­گویی و یا نیاوردن ادله کافی پرهیز نمود. باز به مثال قبل باز می­گردیم و شما می­خواهید درباره نحوه دسترسی اعضا به تجهیزات و امکانات باشگاه، گزارشی تهیه کنید باید کار خود را با یک توضیح علمی در مورد چگونگی دسترسی اعضا به امکانات و تجهیزات، در باشگاهی موفق شروع و سپس علل و مشکلات موجود را توضیح و نیز راه­حل­های رسیدن به هدف را ارائه دهید.