یخار

۲-۱ ارکان گزارش 

ارکان اصلی گزارش در سه مطلب زیر خلاصه می­شود:

1- موضوع گزارش چیست؟

موضوع گزارش مهمترین پایه در تهیه گزارش است و عدم آگاهی درست از آن باعث می­شود نویسنده در کار خود توفیق کافی را نداشته باشد. اطلاع کامل از موضوع گزارش سبب می­شود که به آسانی و در مدت مناسب، با آگاهی تام گزارش لازم تهیه و نتیجه مورد نظر بدست آید.

2- گیرنده آن کیست؟

در تهیه گزارش باید گیرنده یا گیرندگان آن مشخص باشد و با توجه به آن گزارش خود را سازمان دهیم.

3- هدف از تهیه­ی آن کدام است؟

آگاهی به هدف گزارش، نویسنده را یاری می­کند نکات مهم خود را بازشناسد، زیرا معمولا یک مسئله اصلی وجود دارد و بقیه­ی قسمت­ها جنبه فرعی دارند.

۲-۲ چهار ایستگاه گزارش­نویسی

در کار گزارش دهی با سه عامل یا پدیده روبرو هستیم و باید به دقت به هماهنگی میان این پدیده­ها توجه کنیم. این سه پدیده عبارتند از:

الف- گزارش دهنده

ب- گزارش گیرنده

ج- گزارش

در میان سه عامل مذکور گزراش دهنده نقش ویژه و یگانه­ای را بر عهده دارد، زیرا اوست که چیزی را می­داند و می­خواهد به دیگری یا دیگران انتقال دهد، به همین دلیل اوست که باید راه­های انتقال این دانایی را بداند یا فراگیرد. به طور کلی می­توان گفت که گزارش نویس «چیزی» برای گفتن دارد و برای انتقال این «چیز» به دنبال راه­ها و وسیله­های مناسب می­گردد، به همین خاطر باید مسیری مشخص را برای این «انتقال» انتخاب کند یا بسازد که این مسیر به طور عام از چهار ایستگاه می­گذرد.

2-2-1 تهیه مواد خام

هدف از نوشتن یک مطلب، هرچه می­خواهد باشد، این است که مفهوم­هایی از ذهن کس یا کسانی به ذهن کس یا کسانی دیگر منتقل شود. یعنی به مسئله این گونه نگریسته می­شود که، یک نویسنده وجود دارد، یک متن و یک خواننده یا شنونده.

برای اینکه این مفهوم­ها درست منتقل شوند، هر نویسنده باید مواد خامی داشته باشد که، مواد خام این عمل شکلی صحیح و ساختی درست داشته باشند. سپس این مواد خام را کد گزاری کرده و به خواننده منتقل کند و خواننده هم بتواند در حالتی معکوس کد گشایی کند. در غیر این صورت مقداری چیزهای نامفهوم انتقال داده می­شود که هیچ دردی را از خواننده یا شنونده درمان نمی­کند. برای اینکه با این مسئله روبرو نشویم باید ابتدا اندیشه کنیم که چه مواد خامی را می­خواهیم منتقل کنیم، به همین خاطر با چند مسئله روبرو می­شویم:

1-   مواد خام ما کدام هستند؟

2-   چگونه به این مواد خام شکل دهیم؟

3-   چگونه اضافه­های این مواد را دور بریزیم؟

4-   این مواد را به چه کسی یا کسانی منتقل می­کنیم؟

1- مواد خام ما کدام هستند:

مواد خام، همان اطلاعات اولیه ما می­باشند که از سه طریق می­توان به این اطلاعات اولیه دست پیدا نمود.

1-   از راه مشاهده و آزمایش

2-   از راه مصاحبه و پرسش­نامه

3-   از راه کتابخانه

هر کدام از راه­های فوق را که برای جمع­آوری مواد خام طی کرده باشیم، باید به آنها شکل داد تا قابل استفاده شوند و این کار در ذهن نویسنده انجام می­شود، زیرا او بهتر می­داند که چه می­خواهد. ماده خامی که در دسترس نویسنده گزارش قرار دارد باید طبقه­بندی شده باشد، یا حداقل در گروه­های بزرگ این طبقه­بندی صورت گرفته باشد.

در واقع این مواد خام همان اطلاعاتی است که ما درباره برنامه خود به دست می­آوریم. این اطلاعات در کار نوشتن گزارش یک برنامه شامل اطلاعات جغرافیایی مانند کروکی مسیرها و خود منطقه، اطلاعات جی­پی­اسی، وسایل نقلیه عمومی آن منطقه و خیلی از جزییات دیگر است.

2- چگونه به این مواد خام شکل دهیم:

شکل دادن به اطلاعات تنها با طبقه بندی آنها در موضوع­های مشخص است که معنا پیدا می­کند. مقدار اطلاعاتی که یک نویسنده از طریق راه­های مذکور به دست می­آورد ابتدا بسیار درهم است. اما اگر نویسنده در ذهن خود نظامی داشته باشد، در شکل اولیه این اطلاعات درهم به بخش­های عمده­ای تقسیم می­گردد. در حقیقت بدون اینکه جزییات طرح گزارش مشخص شود، کلیات آن شکل و طبقه بندی صورت می­گیرد. بعدها این گروه­های بزرگ به گروه­های کوچکتر تقسیم می­شود و تا جایی که نویسنده گزارش تشخیص دهد خرد می­شود و مسائل جزیی­تر را روشن می­سازد و این تقسیم شدن می­تواند تا جایی که مقصود گزارش­گر را تامین کند ادامه یابد، در اصل شکل اصلی گزارش در اینجا به وجود می­آید و طرح اصلی آن ریخته می­شود.

3- چگونه اضافه­های این مواد خام را دور بریزیم:

هر نویسنده باید بی­رحم­ترین منتقد اثر خود باشد و بدون هیچ ترحمی اضافه­های کار خود را دور بریزد و آنرا بپیراید. به طور نمونه در مواردی که گزارشی را برای اطلاع رسانی به عموم تهیه می­کنیم در صورت نوشتن مسائل فنی زیاد بهتر است بسیاری از آنها را حذف کنیم تا خوانندگان با مطالعه آن دچار سردرگمی نشوند و فهم مطالب برایشان راحت­تر صورت گیرد.

4- این مواد خام را به چه کس یا کسانی منتقل کنیم:

قبل از آنکه نوشتن را آغاز کنیم، باید تمام اطلاعات، حقایق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود سازمان دهیم و هدف را بیابیم و بدانیم که خواننده گزارش ما کیست؟.

یکی از سوال­های اساسی هر گزارش­گر این است که به چه کسی گزارش می­دهد و به طور طبیعی، این سوال مقداری از مسیری را که باید بپیماید روشن می­سازد؛ مثلا گزارشی که به معاون یک قسمت داده می­شود بسیار متفاوت از گزارشی است که به مدیرعامل یک اداره ارائه می­گردد و گزارشی که برای یک وزیر ارسال می­شود. به طور کلی متفاوت از باقی گزارش­هاست. به همین خاطر یکی از سوال­های اساسی نگارنده این است که برای چه کسی گزارش می­دهد و این سوال حدود گزارش او را تا حد بسیار زیادی روشن می­سازد.

در واقع بدین علت دنبال خواننده گزارش خود هستیم که بدانیم چه اطلاعاتی از موضوع دارد که در فهم مقصود، او را یاری می­کند و چه اطلاعاتی باید به او داد تا در نتیجه­گیری نهایی سودمند باشد. برای مثال می­خواهیم در سیستم آموزشی گروه یا باشگاه خود تغییراتی دهیم. برای تنظیم چنین گزارشی ابتدا باید فهرستی از افکار خود را که در برگیرنده­ی همه اطلاعات لازم است، تهیه کرده، مزایا و معایب شیوه قدیم را در طرح خود بگنجانیم. اعضای خود را برای آشنایی با سیستم جدید ارزشیابی کرده، آنها را بر حسب استعداد و ارتباط با موضوع، برای آموزش مهیا بسازیم و هر نوع دلهره و اضطراب را از راه مبادله اطلاعات در آنها از میان ببریم، تا در برابر تغییرات مقاومت نکنند.

تعیین خواننده گزارش باعث می­شود که ما بسیاری از اطلاعات زاید خود را شناسایی کرده و حذف کنیم. همچنین اطلاعات مهم و کلیدی خود را راحت­تر پیدا کنیم. مثلا در گزارش برنامه­ای که برای یک مجله محلی با خوانندگان عادی می­نویسیم، پرداختن به نکات فنی سود و فایده­ای ندارد و باید تا حد ممکن، که به اصل انتقال مطلب، لطمه وارد نشود آنها را حذف کرد و در عوض ذکر زیبایی­ها و نحوه دسترسی بسیار مهم می­باشد.

2-2-2 طرح ربط منطقی

اغلب اتفاق می­افتد که گزارش بسیار ساده است و احتیاج به تهیه افکار و طرح ربط منطقی ندارد، ولی باید دانست که بیشتر گزارش­های اداری، فنی، اجتماعی و فرهنگی نیاز به ترتیب منطقی دارد.

طرحی که باید برای تهیه عناوین مطلب هر گزارش تهیه شود، شامل دو مورد است:

1-   اندیشه دیدگاه­هایی که باید در طرح خود مدنظر قرار دهیم.

2-   ترتیبی که باید در بیان اندیشه و دیدگاه­ها رعایت نماییم (تحلیل).

نظام گزارش در اندیشه

انجیل یوحنا «در آغاز کلمه بود و کلمه نزد خدا بود و کلمه خود خدا بود» و در قرآن «نون و القلم و ما یسطرون». زبان عامل اصلی و اساسی گزارش نویسی است و پایه اساسی اندیشه، زبان است و پایه اساسی زبان، اندیشه است و نمی­توان هیچ کدام را بر دیگری مقدم دانست. اما در ابتدا این اندیشه است که گزارش را شکل می­دهد، کاربردهای آن­را مشخص می­سازد، کسانی را که دریافت کننده گزارش هستند، معلوم می­کند و به طور کلی مسیری را که شکل گیری آن باید بپیماید معلوم می­سازد.

گزارش نیز مانند هر کاری باید از مسیری گذر کند تا شکل گیرد. این مسیر باید روشمند باشد و این روش در ذهن گزارش­گر شکل می­گیرد. اگر گزارش در ذهن دارای نظامی نگردد، می­توان ایرادهای روش شناختی به آن گرفت و کاری که ایراد روش شناختی داشته باشد، تاثیر چندانی بر مخاطب خود باقی نمی­گذارد و آن­گونه که نویسنده می­خواهد، بار معنایی خود را تخلیه نمی­کند.

هرچه نویسنده اشراف بیشتری بر موضوع داشته باشد این نظام سریع­تر و بهتر شکل می­گیرد. هر مقدار نویسنده درگیری ذهنی بیشتری با اثر خود داشته باشد، این نظام کامل­تر و بدون نقص­تر است.

انتخاب موضوع

تعیین موضوع برای گزارش یکی از مهمترین قسمت­های گزارش است، زیرا متن نباید خارج از موضوع باشد و موضوع نباید مغایر با متن. منظور از موضوع، ایجاد زمینه­ی فکری برای مطالب گزارش است که باید با دقت و ظرافت و اجمال انتخاب شود، به نحوی که خواننده با یک نگاه زمینه گزارش را تشخیص دهد و از محتوای متن همان پیغامی را دریابد که از خلال موضوع آن را گرفته و نویسنده گزارش نیز همان را می­خواسته است.

موضوع در گزارش برنامه­های کوهنوردی وابستگی زیادی به هدف برنامه دارد، اگر موضوع گزارش ارائه نکات فنی باشد گزارش­گر باید توجه زیادی به مسائل فنی داشته باشد و اگر موضوع گزارش حادثه­ای باشد در این صورت نویسنده باید به ریزترین جزئیات هم توجه داشته باشد.

نکته مهم:

مرحله اول گزارش­نویسی (تهیه و تدارک) و مرحله دوم (ربط منطقی مطالب) پیوند ناگسستنی با هم دارند. یعنی مرحله اول، مرحله جمع­آوری و مرحله دوم مرحله ترتیب و توالی منطقی است و این دو مرحله که مراحل دقت، تمرکز و فکر است، روی هم موجب تکوین گزارش می­شود. به عبارت دیگر پایه و اساس گزارش را تشکیل می­دهد و با تحقق این مرحله آماده خواهید شد که گزارش خود را با اطمینان خاطر روی صفحه­ی کاغذ بیاورید. موفقیت هر گزارش بستگی به نحوه طرح­ریزی آن دارد، بنابراین طرح هر گزارش، باید پاسخگوی نیازهای زیر باشد.

1- کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائه دهد.

2- نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم، تاخر و طبقه­بندی صحیح به دست دهد.

3- خواننده با صرف حداقل وقت، مطالب و مفاهیم اصلی گزارش را به آسانی و روشنی دریابد.

4- برای هرکسی - حتی اگر با جزییات فنی و علمی آن آشنایی کامل نداشته باشد- در مراجعات بعدی قابل قبول بوده و دچار سوء تعبیر نشود.

2-2-3 نگارش گزارش

خوب اندیشیدن و تمرکز داشتن، مایه­ی نگارش؛ و نگارنده خوب به سرمایه­های علمی، مطالعه، آگاهی، احاطه به موضوع، دقت و تمرین و ممارست نیاز دارد، و هر گزارشی، اثر بخش نخواهد بود مگر آنکه علاوه بر شیوایی سخن، به نکات اساسی برشمرده زیر توجه نماید:

1-   فکر کردن قبل از نوشتن.

2-   توجه به هدف، موضوع و طرح ربط منطقی.

3-   در نظر گرفتن خواننده.

4-   آگاهی به نکات دستوری و جمله­بندی در حد لزوم.

5-   ترجیح ساده­نویسی به پیچیده­نویسی.

6-   پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن.

7-   به کار بردن لغات، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی و مشخصی دارند.

8-   بیان حقایق، بی­آن که قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم.

9-   دانستن فن گزارش­نویسی.

فکر نویسنده قبل از هرچیز باید متوجه هدف موضوعی باشد که درباره آن گزارش تهیه می­کند، چه؛ هدف هم آغاز حرکت است و هم پایان آن، و اگر موضوع را فراموش کند، قادر به ابلاغ پیام خویش نخواهد بود.

نوشته شما؛ چه یک گزارش ساده باشد چه گزارشی پیچیده، در هر صورت باید هدف و مقصودی داشته باشید و قبل از آغاز کار باید دید نوشته شما برای رساندن کدام یک از هدف­های زیر است:

1-   برانگیختن علاقه خواننده

2-   اثر گذاشتن روی حالات روحی او

3-   دادن پاره­ای اطلاعات

4-   حل و فصل یک مسئله پیچیده و یا ساده

5-   اعلام نتایج یک ماموریت فردی یا گروهی

6-   اعلام نتیجه یک تحقیق علمی، اجتماعی، اقتصادی و ...

7-   ارزیابی بوسیله خواننده و صدور حکم نهایی توسط او.

رعایت فهم دیگران و تسلیم در برابر ساده­نویسی نیاز به تمرین، جسارت روحی و شجاعت اخلاقی دارد، غرور و خودخواهی انسان را از تسلیم در برابر منطق و عقل سلیم و در نتیجه اقرار به خطا و خودسازی باز می­دارد. بنابراین هر نوشته­ای که بهتر بتواند و هدف­های ما را عینا و بدون هیچ­گونه سوء تعبیری به خواننده منتقل سازد کامل­تر و رساتر است. نکته­ای که باید همیشه به یاد داشت، این است که گزارش باید به خودبه خود کامل و رسا باشد هرچند یقین داشته باشیم که خواننده ما اطلاعات کافی درباره موضوع گزارش دارد. بنابراین آگاهی خواننده از محتوای گزارش و سرعت انتقال او در فهم مسائل طرح شده در گزارش، نباید موجب تهیه گزارش ناقص و مبهم شود، بلکه این آگاهی یا اطلاع خواننده گزارش باید ضریب اطمینانی برای نویسنده گزارش باشد تا با آسایش خاطر بیشتری پیغام خود را برساند.

پس از اینکه ساختمان ابتدایی گزارش شکل گرفت، نویسنده باید گزارش خود را آماده سازد. این آماده سازی به معنای نگارش کلی گزارش است، یعنی نویسنده با توجه به تقسیم­بندی خود، مطالب را به دنبال هم در درون قسمت­های تقسیم شده می­نویسد و در ابتدا در پی نظام دادن به آن نیست، زیرا به تجربه ثابت شده است که در مرحله نگارش، ذهن باید آزادانه کار خود را انجام دهد و در پی شکل دادن به آنچه می­نویسد، نباشد.

در اینجا اهمیت ساختمان گزارش مشخص می­شود، زیرا هرچه این ساختمان ابتدایی بر پایه­ای صحیح قرار گرفته باشد کار نویسنده در نگارش گزارش راحت­تر و ساده­تر است. ساختمان ابتدایی، در هنگام نگارش گزارش اصلاح می­شود و چهارچوب کلی آن شکل کامل خود را پیدا می­کند. اما این نگارش کلی و شکل نگرفته است، زیرا هنوز ویرایش نشده و به طور کلی اصلاحات لازم بر روی آن انجام نشده است تا شکل نهایی یک گزارش قابل ارائه را به خود بگیرد.

ویرایش اولیه

یکی از ابتدایی­ترین وظایف نویسنده این است که جایگاه جدول­ها، عکس­ها، نمودارها و به طور کلی اطلاعات تکمیلی گزارش خود را مشخص کند

1- پاراگراف بندی

پس از آنکه تکلیف اطلاعات تکمیلی مشخص شد نویسنده باید پاراگراف­های اثر خود را مشخص کند؛ در حقیقت یکی از راه­هایی که نویسنده، خواننده­ی اثر خود را به درست و بهتر خواندن راهنمایی می­کند، پاراگراف­بندی صحیح است. پاراگراف­بندی هنر نویسنده را در تقسیم بندی انتقال مطالب اثرش نشان می­دهد، زیرا با پاراگراف­بندی صحیح، موضوع، نظامی نهایی می­یابد و به بخش­هایی مجزا ولی مرتبط با کل موضوع تقسیم می­شود.

2- ساده­نویسی

هرچه نوشته کوتاه­تر باشد به شرطی که رسایی خود را از دست ندهد، بهتر است. زبان آن ملتی رسا و بزرگ­تر است که دارای افکار خوب و بزرگ باشد. این سخن درستی است که گفته­اند، « مردان بزرگ واژه­هایی کوچک به کار می­گیرند و مردان کوچک واژه­هایی بزرگ و سنگین».

هر جمله کوتاه الزاما زیبا نیست و هر جمله­ی بلندی طبعا زشت نیست، آنچه زشت است پیچیدگی و ابهام در کلام است.

هنر نویسنده تنها در انتخاب لغات نیست، بلکه هنر بزرگتر او نحوه به کار گرفتن لغات و ترکیب آن است. ترکیبی که خوشایند باشد و پیام را بهتر و سریع­تر برساند. ساده­نویسی بیشتر متوجه معنی است تا لفظ، عبارت پیچیده و کلمات نامانوس نوشته را از سادگی و روشنی منحرف و فهم معنی را برای خواننده، دشوار می­سازد.

3- زبان نوشتاری

در نگارش باید کوشید همانگونه که در یک جلسه نیم رسمی سخن می­گوییم، بنویسیم، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت و صراحت، در نهایت روشنی و کوتاهی بنگاریم . تنها کافی است هر یک از ارکان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جای خود بنشانیم. هرچه زبان ادبیات ملتی پربارتر و قدیمی­تر باشد، فرق میان زبان گفتار با نوشتار آن بیشتر است. زبان فارسی از جمله زبان­هایی است که شکل گفتاری آن با شکل نوشتاری­اش تفاوت دارد. زبان گفتاری در هر شهر، بلکه در هر روستا فرق می­کند، حال آنکه زبان نوشتاری در همه­جا یکسان است. اگر در نگارش روی زبان گفتاری نیم رسمی تکیه می­شود، مقصود آوردن زبان گفتاری نیست، بلکه هدف رعایت سادگی زبان گفتاری در زبان نوشتاری است.

ویرایش دوم

در ویرایش دوم، قسمت­هایی نیز به متن اولیه اضافه می­شود مانند یک چکیده چند صفحه­ای که کل گزارش را خلاصه می­کند و باعث می­شود تا یک تصویر کلی از مطالب موجود در گزارش در برابر خواننده قرار گیرد و خواننده­ی گزارش یک آشنایی نسبی با مطلبی که در پیش دارد، برقرار کند.

1- مقدمه

مقدمه نیز در ویرایش دوم به گزارش اضافه می­شود، در حقیقت نویسنده با نوشتن مقدمه می­تواند نکات مهمی را که در نظر دارد برای خواننده­ی اثر خود برجسته کند و او را به مسیر یا مسیرهایی هدایت کند که مورد دلخواه خودش می­باشد.

نویسنده نباید اجازه دهد که خواننده، در طول گزارش؛ یعنی مقدمه، متن و نتیجه یا پیشنهاد دچار سردرگمی و آشفتگی گردد، و از همان آغاز باید به وی درباره­ی گزارش، یک نظر کلی داده شود و معمولا نویسنده این وظیفه را در مقدمه گزارش انجام می­دهد. وظیفه مقدمه آن است که خواننده را – بدون آن که دچار سردرگمی شود – در جریان فکر و هدف نویسنده قرار دهد و طرح و نقشه ارائه مطالب را بیان کند تا خواننده را آماده سازد پیام نویسنده را به روشنی دریافت کند.

2- موخره

در گزارش­های طولانی، موارد مهم ممکن است فراموش شود، لذا جمع­بندی آنها در انتهای گزارش (موخره) موجب یادآوری شده و کار را برای تصمیم­گیری آسان می­کند و این شانس گزارشگر برای دنبال کردن پیام خود است. موخره نباید هرگز اطلاعات جدیدی درباره مسئله مورد بحث قرار گرفته در برداشته باشد، اگر نکته­ای مهم باشد، به بدنه مطلب تعلق دارد و اگر مهم نیست باید آن را فراموش کرد.

موخره باید دارای ویژگی­های زیر باشد:

-         یک احساس برای کفایت بحث در خواننده ایجاد کند.

-         نکات مهم را به صورت خلاصه در خود داشته باشد.

-         قدم بعدی را مشخص کند.

موخره نباید طوری تنظیم شود که صحت مطالب اصلی گزارش را مورد تردید قرار دهد زیرا اعتماد به نفس خواننده را درباره اقدامات بعدی ضعیف کرده، یا از بین خواهد برد. در یک گزارش دو صفحه­ای یا کمتر، یک خلاصه پایانی ضروری نیست، مخصوصا اگر نکات اصلی در گزارش با نقاط پر­رنگ یا خط کشیدن در زیر آنها برجسته شده باشد. در واقع در یک گزارش کوتاه اگر بخشی را هم به خلاصه کردن مطلب اختصاص دهید به نحوی به زیرکی و هوش خواننده توهین کرده­اید. زمانی را که صرف می­کنید تا یک موخره خوب بنویسید، همیشه از زمان­های سودمند است زیرا یک موخره خوب این اثر را در خواننده برجا می­گذازد که شما شخص صلاحیتداری بوده­اید و بحث ارائه شده نیز با ارزش است.

غالب گزارش­ها، برای این نوشته شده­اند تا شروع عملی را تاکید کنند. موخره­ی سودمند و کارا دقیقا باید به خواننده بگوید که حرکت بعدی چیست و چگونه باید صورت بگیرد.

پس از نوشتن مقدمه و موخره نوبت ویرایش دستوری و رسم­الخطی گزارش یاد شده می­رسد؛ زیرا تردیدی نیست که در هنگام نگارش یک اثر، به خاطر سهو نویسنده و درگیری ذهنی او با موضوع، مقداری خطا به نوشته او راه پیدا می­کند.

ساختمان نهایی

پس از ویرایش دوم، ساختمان نهایی شکل گرفته است و دیگر تغییر عمده­ای در آن صورت نمی­پذیرد. ساختمان نهایی گزارش شامل موارد زیر است:

-         فهرست

-         چکیده یا خلاصه

-         بخش­ها و فصل­ها

-         موخره و پیشنهادها

-         فهرست منابع

-         واژه­نامه

2-2-4 تجدید نظر و اصلاح

پس از نوشتن گزارش، لازم است در آن تجدید نظر شود و با مرور دقیق نوشته، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده، یادداشت و در جای خود درج گردد و یا آنچه زاید بر اصل است، حذف شود. اگر تجدید نظر با دقت و حوصله انجام شود، تمام اشتباهات و نقایص برطرف خواهد شد. علمای فن انجام دادن سه کار را در مرحله تجدید نظر توصیه می­کنند:

1-  گزارش خود را به یکی از همکاران بدهیم تا او بخواند و از زاویه دید خود مفهوم آن را بازگو کند و چناچه در انتقال فکر، مانعی یا نقصی مشاهده شد، بتوانیم آن را جبران کنیم.

2- گزارش را بلند بخوانیم، تا از راه گوش و چشم، معایب و کمبودها مشخص و سپس برطرف گردد.

3- گزراش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی­ها . مطالب اضافی، بیشتر خود را نشان دهد و بهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم.

تجدید نظر نوشته، قدم بزرگی در راه روشن نویسی محسوب می­شود. در این مرحله است که شخص آنچه را که می­خواسته بگوید، می­بیند؛ نه آنچه را که نوشته است.